¿Qué es el email efectivo?

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¿Te has puesto a pensar en cuántos de todos los emails que envías son realmente efectivos? Pues te presento al email efectivo.

Cuando empecé a emprender y a trabajar de forma profesional, muchos de mis emails generaban incomodidades en mis clientes o no eran entendidos en su totalidad por mi equipo de trabajo.

Esto me impedía comunicarme efectivamente y era obvio que las coordinaciones no iban a ser para nada efectivas, es porque ello que diseñé una herramienta a la que denomino el email efectivo.


Hace algún tiempo me invitaron a liderar el diseño de un sistema de comunicación y coordinación interno para una empresa muy importante del sector médico, la cual estaba pasando por un proceso importante de crecimiento y evolución.

La idea que tenía la gerente general era crear un sistema que permita la comunicación, coordinación y la colaboración efectiva en los equipos de trabajo. Para ello se necesitaba establecer ciertos parámetros de comportamiento y hábitos estructurados que ayudaran a que el equipo cumpla con los objetivos de manera efectiva y ágil.


Resultados encontrados

Por ello decidí que primero analizaría los resultados que estaban obteniendo al coordinar mediante emails y me di cuenta de algo muy interesante:

El 60% (apróximadamente) de las coordinaciones por email, no llegaban a ejecutarse y si lo hacían no cubrían las expectativas de ninguna de las partes ni con los tiempos de entrega, ni con los estándares de calidad esperados.
Esto llamó mucho mi atención, porque definitivamente no estaban usando el email efectivo.

Causas de la coordinación efectiva

Me detuve en esta parte del diagnóstico para investigar qué era lo que sucedía con las coordinaciones realizadas por email. Luego de entrevistar a muchos de los involucrados, me di cuenta de que los emails contaban con algunas deficiencias que imposibilitan una comunicación efectiva:

  1. Dificultan un feedback ágil entre las partes involucradas.
  2. No siempre son leídos de manera inmediata y esto implica un sacrificio de “lo oportuno”.
  3. La redacción de un email puede ser interpretada de múltiples maneras, dificultando la recepción del mensaje de forma clara y de entendimiento recíproco. No todos entendemos lo mismo al leer una misma oración.
  4. Se presta para luego usar la excusa: “Pero te envíe un correo” y desligarse así las responsabilidades en las coordinaciones.

Entonces diseñamos, en conjunto con la gerente general y su equipo, una estructura de correos que permitía subsanar las deficiencias mencionadas, potenciando la coordinación y colaboración a través de una comunicación efectiva.


Decidimos que el envío de los correos debería tener solo dos objetivos:

  1. Informar: Compartir información simple, notificaciones y alertas.
  2. Documentar los compromisos: Luego de alguna coordinación, se enviaría un email expresando el compromiso adquirido por los involucrados.

El propio sistema de comunicación de la empresa prohibe la coordinación mediante email.

De modo que las deficiencias mencionadas las superamos, ya que el nuevo sistema promueve lo siguiente:

  • Preferentemente la coordinación será en persona, también usando teléfono o mensajería instantánea. Así el feedback y validación de las coordinación son ágiles y “en línea”.
  • Sin necesidad de que haya un email de por medio, previa coordinación, los involucrados pueden iniciar las acciones coordinadas inmediatamente, acrecentando el sentido de “lo oportuno”.
  • Las diferentes interpretaciones de las coordinaciones, al ser personales, por teléfono o mensajería instantánea, pueden ser sincronizadas rápidamente.
  • La responsabilidad de la coordinación recae en todas las partes involucradas.

Resultados obtenidos

Luego de implementarlo acompañé el proceso durante 03 meses obteniendo los siguientes resultados:

  1. El 60% inicial de coordinaciones por email que no se ejecutaban se redujo a un 10% (aproximado).
  2. El 100% de coordinaciones no esperaban al envío del correo para iniciar la ejecución, debido a que como las coordinaciones se hacían en línea, el feedback era rápido.
  3. La validación de la comunicación ahora era directa, y no dependía de que la otra aparte abriera su bandeja de entrada.
  4. Todas las partes empezaron a asumir la responsabilidad de las coordinaciones acordadas.

Es así como funciona la herramienta email efectivo.


En conclusión

Un email efectivo solo se usa para informar (cumpleaños, notificaciones, anuncios, etc) y para documentar un compromiso. Evita coordinar por correo (hazlo personalmente, por teléfono o por mensajería instantánea), para que puedas hacerte entender y comprobar que el mensaje ha sido recibido efectivamente.

De esta forma reducirás los malos entendidos y molestias innecesarias, resultando que la productividad (propia y de tu equipo) se elevará a los pocos días de implementar la herramienta email efectivo.


Oscar Mena Moretti
Coach de negocios e innovación
oscar.mena@goodlinks.pe / 936980253

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