¿Cómo tener reuniones efectivas?

¿Cómo tener reuniones efectivas?

Conoce una herramienta sencilla para saber cómo tener reuniones efectivas para optimizar el tiempo invertido en ellas y mejorar la productividad.

Para evaluar si necesitas implementar esta herramienta en tu equipo de trabajo, responde las siguientes preguntas:

  1. ¿Te pasa que a menudo inviertes mucho tiempo (entre 10 y 15 horas a la semana) en reuniones que no tienen mucho sentido y en las que muchas veces no se llega a ningún acuerdo coherente?
  2. ¿No siempre sabes de qué tratará la reunión?
  3. ¿No sabes quiénes asistirán a la reunión?
  4. ¿Se te olvidan algunas reuniones?
  5. ¿Pasas gran parte de la reunión leyendo información que te pudieron enviar antes?
  6. ¿Has asistido a reuniones en las que no has participado?
  7. ¿Los compromisos asumidos en una reunión no siempre se cumplen?

Si has contestado “Sí” a tres o más de estas preguntas, pues es posible que tengas que mejorar la forma en la que tu empresa coordina las reuniones.


Para empezar debes entender que una reunión empieza mucho antes del día que figura en tu calendario, yo voy a separarla en etapas, para que de esta manera puedas visualizar y entender claramente qué es lo que podrían mejorar las reuniones que actualmente convocas:

  1. Aparición de la necesidad de una reunión.
  2. Coordinación de la reunión.
  3. Durante la reunión.
  4. Seguimiento de acuerdos.

#01 Aparición de la necesidad de una reunión.

Es el momento en donde te das cuenta de que necesitas convocar a una reunión porque hace falta coordinar o solucionar algún inconveniente, también puedes informar alguna noticia importante y/o presentar algún informe mensual o de periodo.
Este momento es sumamente importante ya que te permite entender la importancia y calidad de la reunión que debes convocar, es por ello que en esta etapa quiero que respondas las siguientes preguntas respecto a la reunión:

  1. ¿Cuál es la situación a afrontar? (caída en las ventas, un nuevo cliente, ampliación de presupuesto, etc)
  2. ¿Cuáles serán los temas a tratar en la reunión? (un listado de los temas que se tocarán)
  3. ¿Quiénes serán los participantes y cómo aportan valor sobre los temas a tratar? (probablemente esta sea la más importante).
  4. ¿Cómo nos daremos cuenta, al terminar la reunión, de que fue efectiva?

Esta última pregunta es una pregunta muy útil y poderosa, ya que nos ayuda a establecer los parámetros de medición sobre el performance de la reunión.

Es muy importante responder con claridad, orden y énfasis todas las preguntas.


#02 Coordinación de la reunión.

En esta etapa te encargas de que todos los participantes estén informados y conozcan los detalles principales de la reunión, así ahorras tiempo valioso dentro durante la reunión.

Es complicado, a veces, juntar a todos los gerentes en una sola reunión, si lo conseguimos no esperemos que en ese momento se pongan a leer un informe y desperdiciar el tiempo.

Es por ello que quiero que tomen en cuenta los siguientes sencillos pasos:

  1. Coordinar fecha, hora y lugar de la reunión con los participantes.
  2. Compartir con los participantes las respuestas a las preguntas que nos planteamos en la etapa #01.
  3. Esperar y responder el feedback de los participantes.

La parte más importante para que sepas cómo tener reuniones efectivas es el feedback que te pueden compartir tus compañeros, colaboradores, jefes, gerentes, etc.

Todos los cambios en agenda, temas e información, deberán ser realizados antes de la reunión, es por eso que este paso es muy valioso.


#03 Durante la reunión.

En esta etapa ya te encuentras en la reunión con todos los participantes ya presentes. Tu objetivo principal es enfocarte en lograr un buen desempeño dentro de la reunión, te sugiero seguir estos consejos:

  1. Mantén el enfoque en los temas a tocar, el tener una lista previamente ayuda mucho a estar enfocado.
  2. Haz un recuento de los acuerdos tomados por cada tema.
  3. Asigna un responsable para cada acuerdo.
  4. Coordina los deadlines (plazos o fechas límite) a cada acuerdo.
  5. Verifica si los objetivos han sido abordados en su totalidad.
  6. REsponde:

“¿Conseguimos una reunión efectiva?”


#04 Seguimiento de acuerdos.

En esta parte, el responsable de la reunión realiza el análisis de los deadlines por acuerdo y evaluas la efectividad de cada responsable.

También puedes recibir feedback importante en esta parte, porque puede suceder que los acuerdos en la reunión aparentemente se coordinaron muy bien pero en la práctica no se están cumpliendo.

Es por ello que es muy importante que responsable  de la reunión se encargue de registrar los feedbacks en esta etapa.

También debes diseñar un cronograma con los deadlines acordados.


Si empiezas a usar la herramienta, puedes decir que ya sabes cómo tener reuniones efectivas. También debes entender que:

Roma no se construyó en día. Tómalo con calma y sigue adelante.


Oscar Mena Moretti
Coach de negocios e innovación
oscar.mena@goodlinks.pe / 992621691